Qué documentación debe entregar un administrador al cesar
Introducción
Cuando una comunidad de propietarios decide cambiar de administrador de fincas, el que cesa tiene la obligación legal de entregar al nuevo administrador (o a quien designe la junta) toda la documentación e información necesaria para continuar la gestión. En este artículo repasamos qué documentación debe entregar un administrador al cesar y por qué es importante que el tránsito sea ordenado.
Base legal
La Ley de Propiedad Horizontal y la normativa aplicable exigen que el administrador que deja el cargo ponga a disposición de la comunidad la documentación que obre en su poder. El nuevo administrador o la junta deben poder acceder a ella para no perder el historial y para seguir gestionando contratos, cuotas y obligaciones sin lagunas.
Documentación que suele entregarse
Actas y convocatorias
Todas las actas de juntas de propietarios y las convocatorias que haya redactado o custodiado el administrador saliente. Son el reflejo de los acuerdos adoptados y son imprescindibles para el seguimiento de la vida de la comunidad.
Contabilidad
Libros de contabilidad, cuentas anuales, justificantes de gastos e ingresos, estado de cuentas con proveedores y con los propietarios (cuotas pendientes, derramas, etc.). El nuevo administrador necesita esta información para continuar el cobro y el pago a proveedores.
Contratos vigentes
Contratos de limpieza, mantenimiento, ascensores, seguros, portería, etc., con sus condiciones y fechas de vigencia. Así el nuevo administrador puede hacer el seguimiento y, si la junta lo acuerda, valorar renovaciones o cambios.
Pólizas de seguro
Copia de las pólizas de la comunidad (continente, responsabilidad civil, etc.) y datos de la aseguradora y del mediador, para renovaciones o siniestros.
Otros documentos
Estatutos, reglamento de régimen interior si existe, certificados de la comunidad, documentación de obras o de derramas recientes, y cualquier otro documento que sea necesario para la gestión.
Checklist de recepción para la junta
Cuando llega la documentación, conviene revisarla antes de dar por cerrada la entrega. Una lista de comprobación sencilla evita descubrir lagunas meses después:
- ¿Están todas las actas, sin saltos de fechas entre juntas?
- ¿Cuadra el saldo bancario que figura en las cuentas con el extracto real de la entidad?
- ¿Hay un listado de propietarios con cuotas pendientes, con importes y antigüedad de cada deuda?
- ¿Están los contratos con sus anexos y las fechas de renovación o preaviso?
- ¿Las pólizas están en vigor y consta quién es el mediador?
- ¿Se han entregado las claves y accesos de los servicios digitales de la comunidad?
Merece la pena dejar constancia por escrito de lo que se recibe y de lo que falta, firmado por ambas partes. Ese documento es la mejor defensa si más adelante aparece un problema.
Si el administrador saliente no entrega la documentación
No siempre el tránsito es cordial. Si el administrador que cesa se retrasa o no responde, lo habitual es seguir una escalada gradual:
- Requerimiento por escrito del presidente o del nuevo administrador, con un plazo concreto y por un medio que deje constancia.
- Comunicación al colegio profesional si el administrador es colegiado. El Colegio de Administradores de Fincas de Granada puede intervenir en conflictos deontológicos entre colegiados y comunidades.
- Reclamación judicial como último recurso, que la junta debe acordar expresamente.
Conviene que el acuerdo de cese ya recoja el plazo de entrega: tener la obligación fijada en acta simplifica mucho cualquier reclamación posterior. Es uno de los errores frecuentes en la gestión de comunidades no dejarlo por escrito en su momento.
Plazos y forma de entrega
El plazo y la forma de entrega pueden estar fijados en el acuerdo de junta que aprueba el cese. Lo habitual es que el administrador saliente entregue la documentación al nuevo en un plazo breve (por ejemplo, 15 o 30 días) y que se levante acta de entrega o se deje constancia por escrito para evitar disputas.
Si su comunidad va a cambiar de administrador en Granada
Un tránsito ordenado beneficia a la comunidad. Si su junta ha decidido cambiar de administrador y busca uno en Granada o en la provincia, en Argente del Castillo podemos explicarle nuestro servicio y el proceso que seguimos para asumir la gestión con toda la documentación en orden. Solicite presupuesto sin compromiso. Para los pasos del cambio, puede leer cómo cambiar de administrador de fincas en Granada.