Juntas telemáticas y actas digitales en comunidades de propietarios
Introducción
La celebración de juntas de propietarios por medios telemáticos (videoconferencia) es una posibilidad cada vez más utilizada en las comunidades, especialmente cuando hay propietarios que no residen en la localidad o cuando reunirse presencialmente resulta complicado. La reforma de la Ley de Propiedad Horizontal ha abierto la puerta a las juntas telemáticas, pero su celebración tiene requisitos que conviene conocer para que los acuerdos sean válidos.
En este artículo repasamos cómo se convoca y celebra una junta telemática, qué dice la normativa, cómo se redacta el acta y qué herramientas facilitan el proceso. Si quiere repasar los aspectos generales de juntas y actas, puede consultar nuestro artículo sobre actas, juntas y convocatorias.
Qué permite la ley
La Ley de Propiedad Horizontal permite la asistencia telemática a las juntas de propietarios siempre que se garantice la identidad de los asistentes y la posibilidad de participar en las deliberaciones y en las votaciones. En la práctica, esto significa que:
- Los propietarios pueden asistir por videoconferencia a una junta que también tiene componente presencial (junta híbrida).
- En determinados casos y si los estatutos lo permiten, la junta puede ser íntegramente telemática.
- La convocatoria debe indicar los medios telemáticos habilitados y cómo acceder a ellos.
Es fundamental que los estatutos o un acuerdo previo de la junta contemplen esta posibilidad. Si no lo hacen, conviene aprobar primero un acuerdo que regule las juntas telemáticas antes de celebrar una.
Cómo convocar una junta telemática
La convocatoria debe cumplir los mismos requisitos que una junta presencial (plazo mínimo de 6 días, orden del día claro, notificación a todos los propietarios) y además incluir:
- La plataforma que se utilizará (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams u otra).
- El enlace de acceso o las instrucciones para conectarse.
- Los medios de identificación de los asistentes (por ejemplo, que se conecten con su nombre completo visible).
- La indicación de que los propietarios que no dispongan de medios telemáticos pueden asistir presencialmente si la junta es híbrida.
El administrador suele preparar la convocatoria, configurar la plataforma y enviar las instrucciones a todos los propietarios con antelación suficiente.
Durante la junta
Identificación de asistentes
El presidente o el administrador deben verificar la identidad de los asistentes telemáticos al inicio de la sesión. Es habitual pedir que los propietarios se conecten con cámara activada y con su nombre visible. El administrador anota los asistentes (presenciales y telemáticos) y las cuotas de participación representadas.
Deliberación y votación
Los asistentes telemáticos deben poder intervenir en el debate y votar en las mismas condiciones que los presenciales. La plataforma debe permitir solicitar turno de palabra (por ejemplo, levantando la mano virtual) y emitir el voto de forma verificable. En juntas pequeñas esto suele ser sencillo; en comunidades grandes conviene establecer un protocolo de intervención para evitar interrupciones.
Representación
Un propietario que no pueda asistir ni presencial ni telemáticamente puede delegar su voto en otro propietario mediante autorización escrita, igual que en una junta presencial.
Redacción del acta
El acta de una junta telemática o híbrida debe incluir los mismos contenidos que la de una junta presencial:
- Lugar (y plataforma telemática utilizada), fecha y hora.
- Listado de asistentes presenciales y telemáticos, con cuotas representadas.
- Puntos del orden del día tratados.
- Acuerdos adoptados y mayorías alcanzadas.
- Votos particulares, si los hay.
Es recomendable que el acta indique explícitamente que se celebró por medios telemáticos (o de forma híbrida) y que se garantizó la participación de todos los asistentes. Esto refuerza la validez de los acuerdos frente a posibles impugnaciones.
El administrador redacta el acta y la pone a disposición de los propietarios en los mismos plazos que una junta presencial.
Herramientas habituales
Las plataformas más utilizadas para juntas telemáticas de comunidades:
- Zoom: permite salas de reunión, grabación (si se acuerda), identificación de participantes y votaciones por chat.
- Google Meet: gratuito con cuenta de Google, sencillo para comunidades pequeñas.
- Microsoft Teams: habitual en entornos profesionales, permite programar reuniones y compartir documentos.
El administrador puede recomendar la plataforma más adecuada según el tamaño de la comunidad y la familiaridad de los propietarios con la tecnología.
Ventajas y limitaciones
Ventajas
- Mayor participación: propietarios que viven lejos o que tienen dificultades de movilidad pueden asistir sin desplazarse.
- Flexibilidad horaria: a veces es más fácil encontrar un horario que convenga a todos si no hay que desplazarse.
- Reducción de costes: no es necesario alquilar un local si la junta es íntegramente telemática.
Limitaciones
- Brecha digital: algunos propietarios, especialmente los de mayor edad, pueden no estar familiarizados con la tecnología.
- Problemas técnicos: conexiones inestables, problemas de audio o vídeo pueden dificultar la deliberación.
- Validez jurídica: si los estatutos no contemplan las juntas telemáticas, los acuerdos podrían ser impugnados. Conviene asegurar el marco legal antes.
Consejos prácticos
- Aprobar en una junta presencial un acuerdo que regule la celebración de juntas telemáticas, si los estatutos no lo contemplan.
- Enviar las instrucciones de conexión con varios días de antelación y ofrecer un teléfono de soporte para propietarios con dificultades.
- Hacer una prueba de conexión antes de la junta, especialmente la primera vez.
- Designar a alguien (administrador o un propietario voluntario) como soporte técnico durante la sesión.
- Dejar constancia en el acta de que se celebró por medios telemáticos y de que todos los asistentes pudieron participar.
Los errores frecuentes en la gestión de comunidades incluyen no adaptar los procedimientos a las herramientas disponibles. Las juntas telemáticas, bien organizadas, pueden mejorar la participación y la eficacia de las reuniones de su comunidad.
En Argente del Castillo organizamos juntas presenciales, telemáticas e híbridas para las comunidades que administramos en Granada y provincia. Si su comunidad quiere empezar a celebrar juntas telemáticas, podemos asesorarle. Contacte con nosotros o llame al 958 126 178.