Actas, juntas y convocatorias en comunidades de propietarios
Introducción
Las juntas de propietarios son el órgano de decisión de la comunidad. En ellas se aprueban presupuestos, se nombran cargos, se acuerdan obras y derramas y se adoptan acuerdos que afectan a todos los vecinos. Para que esas decisiones sean válidas, las convocatorias y las actas deben cumplir la ley. En este artículo resumimos lo esencial sobre convocatoria de juntas y redacción de actas en comunidades de propietarios, con especial atención a lo que exige la Ley de Propiedad Horizontal y a las buenas prácticas que evitan impugnaciones.
Si su comunidad está en Granada o en la provincia y busca un administrador de fincas que lleve al día las convocatorias y las actas, esta guía le ayudará a entender en qué debe fijarse.
Convocatoria de la junta
Quién convoca y plazos
El presidente de la comunidad, o el administrador por delegación del presidente, es quien convoca la junta. La ley exige un plazo mínimo entre el envío de la convocatoria y la celebración de la junta, para que los propietarios tengan tiempo de recibirla, leer el orden del día y, si lo desean, preparar propuestas o consultar documentación. Ese plazo suele estar fijado en la ley o en los estatutos (por ejemplo, con varios días de antelación). Convocar con poco tiempo puede dar lugar a que los acuerdos adoptados sean impugnables.
La convocatoria debe incluir el orden del día con los puntos a tratar. Cada punto debe estar descrito con la claridad suficiente para que los propietarios sepan qué se va a debatir y votar. Incluir asuntos que no figuren en el orden del día o redactar este de forma vaga son errores frecuentes que conviene evitar.
Forma de notificación
Los propietarios deben recibir la convocatoria por un medio que permita acreditar su recepción. Lo habitual es la notificación en el buzón con acuse de recibo o el envío por correo certificado. Algunos estatutos o acuerdos previos de la junta permiten el envío por correo electrónico u otro canal, siempre que quede constancia de que el propietario ha recibido la convocatoria. Es importante respetar la forma que exijan los estatutos o la ley aplicable; de lo contrario, un propietario podría alegar que no fue convocado correctamente.
Convocatoria de junta universal
En determinados casos la ley permite celebrar una junta sin convocatoria formal previa: es la llamada junta universal. Se da cuando están presentes o representados todos los propietarios y estos aceptan por unanimidad la celebración de la junta y el orden del día. Es una excepción útil cuando hay pocos propietarios y todos están de acuerdo en reunirse; en comunidades grandes no suele ser viable.
El acta de la junta
El acta es el documento que refleja lo ocurrido en la junta: qué puntos se trataron, qué acuerdos se adoptaron, con qué mayorías, y en su caso los votos particulares o las abstenciones. Es la prueba de lo decidido por la comunidad y debe estar a disposición de los propietarios. El administrador de fincas suele redactarla y custodiarla en el libro de actas.
Contenido mínimo del acta
El acta debe incluir, como mínimo:
- Lugar, fecha y hora de celebración de la junta.
- Asistentes (propietarios presentes y representados) y cuotas de participación representadas.
- Orden del día y puntos tratados.
- Acuerdos adoptados y mayorías alcanzadas (unanimidad, mayoría de propietarios y cuotas, etc.).
- Votos particulares si los hubiera.
- Firma del presidente o de quien actúe como secretario de la junta.
Redactar actas incompletas o poco claras puede dar lugar a que los acuerdos sean impugnados o a que surjan dudas sobre qué se aprobó exactamente. Por eso es fundamental que el acta refleje con precisión lo acordado.
Acceso de los propietarios al acta
Los propietarios tienen derecho a consultar el libro de actas y a obtener copia de las actas que les afecten. El administrador debe custodiar la documentación y facilitar el acceso en los términos que marque la ley y los estatutos.
Relación con otras obligaciones de la comunidad
Las juntas y las actas están en el centro de la vida de la comunidad. En ellas se aprueban, por ejemplo, las derramas, el presupuesto anual, la contratación de seguros o las obras de mantenimiento. Cumplir con la convocatoria y el acta es la base para que esos acuerdos sean válidos y para que la comunidad cumpla sus obligaciones legales.
En Argente del Castillo nos encargamos de la convocatoria y del acta de las juntas de las comunidades que administramos en Granada y provincia. Si desea que su comunidad cuente con una gestión ordenada y al día, puede solicitar presupuesto o contactarnos para más información.